BTW Factuur Maken voor Bol.com Verkopen

Een BTW factuur maken voor je bol.com verkopen is een wettelijke verplichting zodra je omzet de grens van €20.000 passeert. Maar ook daaronder wil je een correcte factuur: je klant heeft er recht op en de Belastingdienst verwacht een sluitende administratie. De kern is simpel: je vermeldt het BTW-bedrag apart, gebruikt het juiste tarief en neemt alle verplichte gegevens op.

In de praktijk zie je veel bol.com verkopers worstelen met BTW-berekeningen. Verkoop je voor €29,95 inclusief BTW? Dan is het excl. bedrag €24,75 en het BTW-bedrag €5,20. Vergeet je één decimaal of rond je verkeerd af, dan klopt je BTW-aangifte niet meer. Ook het factuurnummer, datum en juiste BTW-identificatienummer zijn verplicht. Eén missende veld en je factuur voldoet niet aan de eisen.

Dit artikel laat je stap voor stap zien hoe je een correcte BTW factuur opstelt, hoe je de BTW berekent voor verschillende tarieven en welke velden absoluut niet mogen ontbreken. We geven concrete Euro-voorbeelden, een compleet factuurvoorbeeld en laten zien hoe je handmatige fouten voorkomt door slim te automatiseren.

BTW Factuur Maken: Wat Moet Erop Staan?

Een BTW factuur is geen vrijblijvend document. De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat er minimaal op moet staan. Mis je één verplicht veld, dan is je factuur formeel niet geldig en kun je problemen krijgen bij een controle.

De basisregel: elke factuur boven €100 inclusief BTW moet alle wettelijke elementen bevatten. Voor bedragen onder €100 mag een vereenvoudigde factuur, maar uit ervaring adviseren we altijd de volledige variant. Zo bouw je een consistente administratie op en voorkom je verwarring.

Wat zie je in de praktijk? Veel starters vergeten hun BTW-identificatienummer te vermelden of gebruiken geen doorlopende factuurnummering. Ook het apart vermelden van BTW-bedrag en tarief wordt vaak overgeslagen. Dat lijkt een detail, maar de Belastingdienst rekent het aan als een ontbrekende factuur.

De kern van een correcte BTW factuur: alle verplichte velden compleet invullen, BTW helder toerekenen aan de juiste tariefcategorie en een logische nummering hanteren. Zo voorkom je hoofdpijn bij je kwartaalaangifte.

Wettelijke Eisen voor een BTW Factuur

De Belastingdienst schrijft precies voor welke gegevens op je factuur moeten staan. Dit zijn geen suggesties maar harde eisen. Voldoe je er niet aan, dan kun je de BTW niet verrekenen en riskeer je boetes.

Verplichte gegevens op elke BTW factuur:

• Factuurnummer: een uniek, doorlopend nummer (bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002)
• Factuurdatum: de dag waarop je de factuur uitreikt
• Jouw bedrijfsgegevens: naam, adres, KvK-nummer, BTW-identificatienummer
• Klantgegevens: naam en adres van de koper
• Omschrijving: duidelijke beschrijving van het product of de dienst
• Hoeveelheid en prijs: aantal, stukprijs excl. BTW, totaalbedrag excl. BTW
• BTW-tarief: het percentage (21%, 9% of 0%)
• BTW-bedrag: het berekende BTW-bedrag in Euro’s
• Totaalbedrag incl. BTW: het eindtotaal dat de klant betaalt

Daarnaast is de leveringsdatum verplicht als die afwijkt van de factuurdatum. Voor bol.com verkopen is dat vaak het geval: je factuur maak je meestal kort na verzending, terwijl de bestelling al eerder geplaatst werd.

In de praktijk zie je dat veel verkopers hun BTW-nummer vergeten of een verkeerd formaat gebruiken. Een Nederlands BTW-id begint altijd met “NL” gevolgd door 9 cijfers, een B en 2 controletekens (bijvoorbeeld NL123456789B01). Controleer bij de KvK of jouw nummer correct geregistreerd staat.

Ook de doorlopende nummering is cruciaal. Begin je jaar met factuurnummer 001 en eindig je met 742, dan weet de Belastingdienst hoeveel facturen je gemaakt hebt. Spring je van 045 naar 102 zonder goede reden, dan kan dat vragen oproepen.

Wat we in de praktijk zien: bij een Belastingdienst-controle checkt men eerst de volledigheid van je facturen. Ontbreekt er informatie of klopt de nummering niet, dan volgt een diepgaander onderzoek. Voorkom dat door vanaf dag één met complete facturen te werken.

BTW Berekenen: 21% en 9% Tarief

BTW berekenen lijkt simpel, maar fouten zijn snel gemaakt. Het verschil tussen “prijs inclusief BTW” en “prijs exclusief BTW plus BTW” is cruciaal. Bij bol.com verkoop je altijd tegen een prijs inclusief BTW, dus je moet de BTW eruit rekenen.

Standaardtarief 21% geldt voor vrijwel alle producten: elektronica, kleding, speelgoed, huishoudartikelen. De berekening:

• Van excl. naar incl.: Vermenigvuldig met 1,21
• Van incl. naar excl.: Deel door 1,21

Concreet voorbeeld: je verkoopt een powerbank voor €29,95 inclusief BTW.

Prijs incl. BTW: €29,95
Prijs excl. BTW: €29,95 / 1,21 = €24,75
BTW-bedrag: €29,95 - €24,75 = €5,20

Let op de afronding: de Belastingdienst accepteert maximaal 2 decimalen. Rond altijd naar de dichtstbijzijnde cent. In de praktijk zie je vaak dat Excel of Google Sheets meer decimalen tonen. Dwing altijd 2 decimalen af in je formules.

Verlaagd tarief 9% geldt voor specifieke categorieën:

• Boeken (fysiek en digitaal)
• Voedingsmiddelen (met uitzonderingen zoals luxe producten)
• Geneesmiddelen en medische hulpmiddelen
• Kunst en antiquiteiten (onder voorwaarden)
• Personenvervoer

Voor het 9% tarief:

• Van excl. naar incl.: Vermenigvuldig met 1,09
• Van incl. naar excl.: Deel door 1,09

Voorbeeld: je verkoopt een kookboek voor €21,80 inclusief 9% BTW.

Prijs incl. BTW: €21,80
Prijs excl. BTW: €21,80 / 1,09 = €20,00
BTW-bedrag: €21,80 - €20,00 = €1,80

Wat we uit ervaring zien: het grootste struikelblok is dat verkopers het verkeerde tarief toepassen. Verkoop je een “gezond kookboek” dan geldt 9% (boek), maar verkoop je een “kookpakket met ingrediënten en boek” dan kan het percentage per component verschillen. Check altijd de BTW-tarieven op Belastingdienst.nl.

Een veelvoorkomende fout: BTW berekenen over de verkoopprijs na bol.com commissie. Dat is verkeerd. Je berekent BTW altijd over de volledige consumentenprijs, niet over jouw netto-ontvangst. Voor meer info over commissies, zie bol.com kosten en commissies.

Stap-voor-Stap een BTW Factuur Opstellen

Nu je weet wat er op moet en hoe je BTW berekent, tijd voor de praktijk. Je hebt twee opties: handmatig een factuur maken in Word of Excel, of automatiseren met software. We lopen beide scenario’s door.

Handmatig een Factuur Maken

Handmatig factureren kan als je net start en slechts enkele bestellingen per week hebt. Gebruik een template in Word of Excel, vul de gegevens in en bewaar als PDF. Klinkt eenvoudig, maar in de praktijk leidt dit snel tot fouten.

Stappen voor handmatige facturatie:

1. Open je template: maak een basissjabloon met jouw bedrijfsgegevens bovenaan
2. Vul factuurnummer in: handhaaf een doorlopende nummering (bijvoorbeeld 2026-001)
3. Noteer de datum: de dag waarop je de factuur maakt
4. Voeg klantgegevens toe: haal naam en adres uit de bol.com bestelling
5. Omschrijf het product: kopieer de productnaam inclusief EAN-code
6. Bereken de bedragen:
   • Haal de verkoopprijs incl. BTW uit bol.com
   • Bereken excl. bedrag (prijs / 1,21 of / 1,09)
   • Bereken BTW-bedrag (incl. - excl.)
7. Vermeld BTW-tarief en BTW-id: zet 21% of 9% duidelijk bij het BTW-bedrag
8. Bewaar als PDF: sla op met logische naam (factuurnummer_klantnaam.pdf)
9. Verstuur naar klant: mail of upload naar bol.com berichten

Wat we in de praktijk zien: bij 5 bestellingen per week is dit nog haalbaar. Bij 20+ bestellingen per week wordt dit een enorm tijdverlies. Je bent dagelijks bezig met kopiëren, plakken en rekenen. Eén rekenfoute en je BTW-aangifte klopt niet.

Bovendien vergeet je regelmatig een factuurnummer of gebruikt een nummer dubbel. Ook het exporteren naar je boekhoudpakket wordt een handmatige klus. In de praktijk duurt een handmatige factuur 5-10 minuten. Bij 100 bestellingen per maand ben je 8-16 uur kwijt aan administratie.

Automatisch Factureren

De slimme oplossing: koppel je bol.com account aan facturatiesoftware. Bij elke bestelling genereert het systeem automatisch een correcte BTW factuur met alle verplichte velden. Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en houd je een sluitende administratie.

Hoe automatische facturatie werkt:

1. Koppel je bol.com account: geef de software toegang via de bol.com API
2. Stel je bedrijfsgegevens in: vul eenmalig je BTW-nummer, KvK-nummer en logo in
3. Configureer BTW-tarieven: wijs per productcategorie het juiste percentage toe
4. Activeer automatische generatie: nieuwe bestellingen triggeren direct een factuur
5. Verstuur automatisch: de factuur gaat direct naar de klant en naar je archief

Tools zoals WinkelFactuur zijn specifiek gebouwd voor Nederlandse webshops en marktplaatsen. De software herkent automatisch het juiste BTW-tarief op basis van productcategorie, berekent alle bedragen foutloos en handhaaft een doorlopende factuurnummering.

In de praktijk scheelt dit enorm. Waar je handmatig 10 minuten per factuur kwijt bent, doet de software het in seconden. Bij 100 bestellingen per maand bespaar je minimaal 15 uur administratietijd. Dat is tijd die je kunt besteden aan productonderzoek, klantenservice of schaalgroei.

Ook de foutmarge daalt naar nul. Geen vergeten factuurnummers, geen verkeerde BTW-berekeningen, geen ontbrekende velden. Alles voldoet automatisch aan de eisen van de Belastingdienst. Voor wie serieus wil groeien op bol.com is automatisering geen luxe maar een noodzaak.

Alternatieven zoals Moneybird of Exact Online werken ook, maar vereisen vaak handmatige koppeling per bestelling of export via CSV. WinkelFactuur synchroniseert realtime met bol.com, wat het verschil maakt bij dagelijkse verkopen.

BTW Factuur Voorbeeld voor Bol.com

Theorie is mooi, maar een concreet voorbeeld maakt het glashelder. Hieronder zie je een volledige BTW factuur zoals die eruitziet voor een typische bol.com verkoop. Alle verplichte elementen staan erin.

Factuurnummer: 2026-045 Factuurdatum: 11 februari 2026 Leveringsdatum: 10 februari 2026

---

Van: TechGadgets Nederland Hoofdstraat 42 1234 AB Amsterdam KvK-nummer: 12345678 BTW-identificatienummer: NL123456789B01 Telefoon: 020-1234567 E-mail: info@techgadgets.nl

Aan: J. Jansen Dorpsstraat 15 5678 CD Utrecht

---

Omschrijving:

Artikel	EAN	Aantal	Prijs excl. BTW	BTW %	BTW-bedrag	Totaal incl. BTW
Draadloze powerbank 10.000mAh	8712345678901	1	€24,75	21%	€5,20	€29,95

Subtotaal excl. BTW: €24,75 BTW 21%: €5,20 Totaalbedrag incl. BTW: €29,95

---

Betaling: Voldaan via bol.com op 10 februari 2026

Betalingstermijn: Direct betaald Verzenddatum: 10 februari 2026 Verzendmethode: PostNL Brievenbuspakket

---

Dit voorbeeld bevat alle wettelijke eisen: factuurnummer, data, bedrijfsgegevens, klantgegevens, productomschrijving met EAN, hoeveelheid, prijzen excl. en incl. BTW, BTW-tarief en BTW-bedrag apart vermeld. Ook de betaalstatus en verzendinfo zijn duidelijk.

In de praktijk zie je vaak facturen waarbij het BTW-bedrag niet apart staat, of waar alleen het totaalbedrag genoemd wordt. Dat voldoet niet aan de eisen. De Belastingdienst wil expliciet zien: excl. bedrag, BTW-percentage, BTW-bedrag en incl. totaal.

Ook de EAN-code is handig: bij een controle of discussie met een klant weet je exact welk product het betreft. Verkoop je meerdere producten in één bestelling, dan maak je een regel per artikel met het juiste BTW-tarief per regel. Zo kan product A 21% zijn en product B 9%.

Voorbeeld meerdere artikelen met gemengde BTW-tarieven:

Artikel	EAN	Aantal	Prijs excl.	BTW %	BTW	Totaal incl.
Powerbank 10.000mAh	8712345678901	1	€24,75	21%	€5,20	€29,95
Kookboek “Gezonde Recepten”	9789012345678	1	€20,00	9%	€1,80	€21,80

Subtotaal excl. BTW: €44,75 BTW 21%: €5,20 BTW 9%: €1,80 Totaal BTW: €7,00 Totaalbedrag incl. BTW: €51,75

Zie je? Per BTW-tarief een aparte regel in de totalisering. Zo weet je precies hoeveel BTW je bij elk tarief moet aangeven.

Veelvoorkomende BTW-fouten op Facturen

Zelfs met goede intenties gaan er dingen mis. Dit zijn de meest voorkomende fouten die we in de praktijk tegenkomen bij bol.com verkopers. Let erop, want de Belastingdienst let er ook op.

1. BTW-bedrag niet apart vermeld Je zet alleen “Totaal: €29,95” op de factuur zonder uit te splitsen hoeveel BTW erin zit. Dat is onvoldoende. Vermeld altijd excl. bedrag, BTW-bedrag en incl. totaal apart.

2. Verkeerd BTW-tarief toegepast Je verkoopt een boek maar rekent 21% BTW in plaats van 9%. Of je past 9% toe op een product dat niet onder het verlaagde tarief valt. Check altijd de productcategorie op Belastingdienst.nl.

3. Factuurnummers niet doorlopend Je begint opnieuw bij 001 elk kwartaal, of je gebruikt dubbele nummers. Dat roept vragen op. Houd één doorlopende reeks aan, eventueel met jaartal voorvoegsel (2026-001, 2026-002, etc.).

4. BTW-identificatienummer ontbreekt of is fout Je vergeet je BTW-id te vermelden, of je hebt een typfout gemaakt. Zonder geldig BTW-nummer is je factuur niet rechtsgeldig voor BTW-doeleinden.

5. Klantgegevens incompleet Je noteert alleen de voornaam of alleen de stad. De Belastingdienst eist volledige naam en adres van de koper. Voor particuliere klanten is een volledig adres meestal beschikbaar via bol.com.

6. Factuurdatum verschilt teveel van leveringsdatum Je factureert op 1 maart voor een levering van 10 januari. Dat mag, maar grote verschillen kunnen vragen oproepen. Factuur liefst binnen een week na levering.

7. Afrondingsfouten Je rekent €29,95 / 1,21 = €24,7520… en rondt af naar €24,76 terwijl het €24,75 moet zijn. Gebruik altijd standaard afronding naar 2 decimalen (€x,xx5 wordt €x,xx, €x,xx6 wordt €x,x(x+1)).

8. BTW berekenen over netto-ontvangst Je trekt eerst de bol.com commissie van €4,50 af en rekent dan BTW over €25,45. Fout! BTW bereken je over de volledige consumentenprijs van €29,95. Voor meer over commissies, lees winst berekenen op bol.com.

Hoe voorkom je deze fouten? Door te automatiseren. Software zoals WinkelFactuur controleert automatisch of alle velden compleet zijn, past het juiste BTW-tarief toe op basis van productcategorie en rondt correct af volgens de regels. Ook de factuurnummering gaat automatisch doorlopend, zonder kans op dubbele nummers.

In de praktijk zien we dat handmatige facturatie leidt tot 10-15% foutieve facturen. Bij automatisering daalt dat naar minder dan 1%, en die fout zit dan meestal in verkeerde productcategorisatie die je eenmalig corrigeert.

Speciale Situaties: KOR, Intracommunautaire Levering

De standaardsituatie is simpel: je verkoopt aan een Nederlandse particulier, rekent 21% of 9% BTW en dat is het. Maar er zijn uitzonderingen die andere regels kennen. Ken je deze situaties, anders reken je teveel of te weinig BTW.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Als je minder dan €20.000 omzet per jaar draait, kun je gebruikmaken van de Kleineondernemersregeling. Je bent dan vrijgesteld van BTW-administratie en hoeft geen BTW te berekenen op je facturen. In de praktijk betekent dat: geen BTW-nummer aanvragen, geen BTW op factuur, geen kwartaalaangifte.

Let op: je vermeldt dan wel op je factuur “BTW verlegd conform Kleineondernemersregeling artikel 25 Wet OB”. Zo weet de ontvanger waarom er geen BTW op staat. Ook kun je zelf geen BTW terugvragen op je inkopen, wat nadelig is als je veel investeert.

Zodra je de €20.000 grens passeert, moet je je inschrijven voor BTW. Vanaf dat moment maak je facturen mét BTW. Voor meer over inschrijven, zie verkopen bij bol.com gids.

Intracommunautaire levering (IC-levering)

Verkoop je aan een zakelijke klant in een ander EU-land die een geldig BTW-identificatienummer heeft, dan is sprake van een IC-levering. Je rekent dan 0% BTW, want de klant verlegt de BTW naar zijn eigen land (reverse charge).

Op de factuur vermeld je:

• Het BTW-identificatienummer van de koper
• De tekst “BTW verlegd naar afnemer” of “Reverse charge”
• BTW-tarief 0%

Voor bol.com is dit zeldzaam, want je verkoopt meestal aan particulieren. Maar als een Belgische of Duitse zakelijke klant bestelt via bol.com en een BTW-nummer opgeeft, controleer dan of IC-levering van toepassing is.

Marge-regeling

Voor tweedehands goederen, kunst en antiquiteiten kun je de margeregeling toepassen. Je berekent dan BTW over de marge (verkoopprijs - inkoopprijs) in plaats van over de volledige verkoopprijs. Dit is complex en vereist specifieke administratie.

Op bol.com zie je dit vooral bij verkopers van tweedehands elektronica of vintage artikelen. De factuur vermeldt dan “Margeregeling toegepast” en je splitst de BTW niet apart uit. Dit vereist goedkeuring van de Belastingdienst en is niet voor beginners.

In de praktijk: tenzij je expliciet gebruikmaakt van KOR of IC-levering, reken je gewoon het standaard BTW-tarief. Twijfel je? Neem contact op met een boekhouder of de Belastingdienst BelastingTelefoon.

BTW-aangifte op Basis van je Facturen

Het eindspel: elk kwartaal doe je BTW-aangifte bij de Belastingdienst. Daarin geef je aan hoeveel BTW je berekend hebt (omzetbelasting) en hoeveel BTW je betaald hebt op inkopen (voorbelasting). Het verschil betaal je of krijg je terug.

Je facturen zijn de basis voor deze aangifte. Daarom is het cruciaal dat ze kloppen. De Belastingdienst controleert steekproefsgewijs of je aangegeven bedragen overeenkomen met je facturen. Kloppen ze niet, dan volgen boetes en naheffingen.

Hoe je BTW-aangifte voorbereid met je facturen:

1. Verzamel alle uitgaande facturen van het kwartaal (alle verkopen)
2. Tel per BTW-tarief de totalen op:
   • Totaal omzet 21%: bijvoorbeeld €10.000 excl. BTW → €2.100 BTW
   • Totaal omzet 9%: bijvoorbeeld €2.000 excl. BTW → €180 BTW
   • Totaal omzet 0% (IC-levering of export): €500 excl. BTW → €0 BTW
3. Verzamel alle inkomende facturen (je inkopen, abonnementen, verzendkosten)
4. Tel de BTW op inkoopfacturen:
   • BTW op inkopen: bijvoorbeeld €800
5. Bereken het saldo:
   • Te betalen BTW = (€2.100 + €180) - €800 = €1.480

Dit bedrag geef je aan via de BTW-aangifte in MijnBelastingdienst. Heb je meer voorbelasting dan omzetbelasting, dan krijg je geld terug.

In de praktijk zie je dat boekhoudpakketten zoals Exact, Moneybird of e-Boekhouden dit automatisch doen. Je importeert je facturen, het systeem telt de BTW-bedragen op en vult de aangifte grotendeels voor je in. Gebruik je WinkelFactuur, dan synchroniseert het direct met veel boekhoudpakketten, waardoor je facturen automatisch in je boekhouding verschijnen.

Let op: de Belastingdienst heeft een kasstelsel en een factuurstelsel. Bij het kasstelsel geef je BTW aan zodra je het geld ontvangt. Bij het factuurstelsel zodra je de factuur verstuurt. Voor bol.com is het kasstelsel praktischer, omdat bol.com pas uitbetaalt na 1-3 weken. Check bij je inschrijving welk stelsel je gebruikt.

Controle en archivering:

• Bewaar alle facturen minimaal 7 jaar (wettelijke eis)
• Bewaar digitaal én maak regelmatig back-ups
• Nummer alle facturen doorlopend zonder gaten
• Check voor aangifte of alle bestellingen een factuur hebben

In de praktijk komt het voor dat je een bestelling vergeet te factureren. Dan ontbreekt omzet in je aangifte. Of je factureert dubbel, waardoor je teveel BTW aangeeft. Automatische facturatiesoftware voorkomt dit door elke bol.com bestelling direct te koppelen aan een uniek factuurnummer.

Voor meer details over het opvragen van facturen van bol.com zelf (voor je inkopen of commissies), lees bol.com factuur opvragen.

Conclusie: Correcte BTW-Facturatie is Geen Luxe

Een BTW factuur maken voor je bol.com verkopen lijkt misschien een vervelende administratieve klus, maar het is de ruggengraat van je financiële gezondheid. Klopt je facturatie niet, dan klopt je BTW-aangifte niet. En klopt je aangifte niet, dan krijg je vroeg of laat te maken met naheffingen, boetes en een hoop gedoe met de Belastingdienst.

Uit ervaring weten we: de verkopers die vanaf dag één een strakke facturatieroutine opzetten, hebben later geen problemen. Zij weten precies wat ze verdienen, hoeveel BTW ze moeten betalen en kunnen hun winst betrouwbaar berekenen. De verkopers die er slordig mee omgaan, lopen vast bij hun eerste kwartaalaangifte of bij een Belastingdienst-controle.

Onze aanbeveling: begin handmatig als je echt maar 2-3 bestellingen per week hebt. Zodra je boven de 10-15 bestellingen per week komt, schakel over naar automatische facturatie. Tools zoals WinkelFactuur of alternatieven zoals Moneybird en Exact Online nemen het werk uit handen en garanderen correcte BTW-berekeningen, doorlopende nummering en volledige archivering.

Automatisering is geen luiheid, het is professioneel ondernemen. Je bespaart tijd, voorkomt fouten en bouwt een schaalbare administratie. Voor wie serieus geld wil verdienen op bol.com is dat geen luxe maar een basisvoorwaarde.

Wil je verder lezen over facturatie? Check onze complete bol.com factuur gids voor een overzicht van alle factuurtypen en processen.