Bol.com Factuur: Alles over Facturatie

Facturatie voor Bol.com Verkopers: Wat Moet Je Weten?

Elke bol.com factuur die je verstuurt, moet aan strikte wettelijke eisen voldoen. Als bol.com verkoper ben je verplicht om correcte facturen te maken, ongeacht of je klant een particulier of een zakelijke afnemer is. De Belastingdienst controleert actief op juiste facturatie, en fouten kunnen leiden tot boetes of problemen bij BTW-teruggave.

Het goede nieuws: facturatie voor bol.com verkopen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste kennis en eventueel de juiste tools, regel je dit binnen enkele minuten per week. Je moet weten welke gegevens verplicht zijn, hoe je BTW correct berekent, en hoe je je administratie zo efficiënt mogelijk inricht.

Uit ervaring blijkt dat veel startende verkopers hun facturatie onderschatten. Ze beginnen met Excel of Word-templates, maar lopen al snel vast wanneer het aantal bestellingen groeit. Een gestructureerde aanpak vanaf dag één bespaart je later veel tijd en frustratie.

Wettelijke Vereisten voor Facturen

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan facturen. Deze regels gelden voor álle zakelijke transacties, dus ook voor je bol.com verkopen. Een geldige factuur bevat minimaal deze elementen:

Verplichte gegevens op elke factuur:

• Je volledige bedrijfsnaam en vestigingsadres
• Je KvK-nummer (zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel)
• Je BTW-identificatienummer (als je BTW-plichtig bent)
• Een uniek, doorlopend factuurnummer
• De factuurdatum
• Naam en adres van de klant
• Duidelijke omschrijving van het product of de dienst
• Het aantal en de prijs per stuk
• Het nettobedrag (exclusief BTW)
• Het BTW-percentage en het BTW-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief BTW

Wat we in de praktijk vaak zien, is dat verkopers hun BTW-nummer vergeten of inconsistente factuurnummering gebruiken. Dit leidt tot problemen bij controles. De Belastingdienst eist dat factuurnummers doorlopend zijn - je mag geen nummers overslaan of dupliceren.

Bij verkoop aan zakelijke klanten (B2B) ben je altijd verplicht een factuur te versturen. Bij particuliere klanten (B2C) hoef je alleen een factuur te geven als de klant erom vraagt. Toch is het aan te raden om standaard bij elke verkoop een factuur te maken voor je eigen administratie.

Factuur Maken voor Bol.com Bestellingen

Je hebt twee hoofdmethoden om facturen te maken voor je bol.com verkopen. Beide hebben voor- en nadelen, afhankelijk van je ordervolume en technische vaardigheden.

Handmatige Methode

De handmatige aanpak werkt met Word-templates of Excel-documenten. Je maakt voor elke bestelling een nieuw document aan en vult de gegevens in. Deze methode is geschikt als je minder dan 10 bestellingen per week verwerkt.

Het proces stap voor stap: Je logt in op het bol.com Partner Platform en bekijkt je nieuwe bestellingen. Voor elke order noteer je het ordernummer, de klantgegevens, het product en de verkoopprijs. Vervolgens open je je factuurtemplate en vul je alle velden in. Je berekent de BTW handmatig, genereert een PDF en slaat deze op in je administratiesysteem.

Het probleem met deze aanpak wordt duidelijk vanaf ongeveer 50 bestellingen per maand. Je bent uren bezig met repetitief werk, en de kans op fouten neemt toe. Een verkeerd BTW-bedrag, een duplicaat factuurnummer of vergeten klantgegevens - het gebeurt snel wanneer je tientallen facturen handmatig maakt.

Daarnaast mis je automatische koppelingen naar je boekhouding. Je moet alle gegevens opnieuw invoeren in je boekhoudpakket voor je BTW-aangifte. Dit dubbele werk kost tijd en vergroot de kans op inconsistenties in je administratie.

Automatische Methode

Facturatiesoftware koppelt direct aan je bol.com account via de API. Zodra een klant een bestelling plaatst, genereert het systeem automatisch een correcte factuur met alle verplichte gegevens. Dit bespaart enorm veel tijd en elimineert menselijke fouten.

De meeste tools werken volgens hetzelfde principe: je verbindt eenmalig je bol.com account, stelt je bedrijfsgegevens in, en configureert je BTW-instellingen. Daarna draait het systeem volledig automatisch. Elke nieuwe bestelling wordt binnen enkele minuten omgezet naar een professionele factuur.

Facturatiesoftware zoals WinkelFactuur biedt specifieke functionaliteit voor bol.com verkopers. Het systeem haalt automatisch je bestellingen op, berekent de juiste BTW, genereert doorlopende factuurnummers, en exporteert facturen als PDF. Je kunt facturen direct per email versturen naar klanten of in bulk downloaden voor je administratie.

Andere populaire opties zijn Moneybird en e-Boekhouden. Deze bieden vergelijkbare automatisering, vaak met uitgebreidere boekhoudopties zoals grootboekadministratie en jaarrekening. De keuze hangt af van je specifieke behoeften en of je alleen facturatie wilt of complete boekhoudondersteuning.

BTW Berekenen over Bol.com Verkopen

BTW-berekening is een cruciaal onderdeel van je bol.com factuur. In Nederland gelden twee hoofdtarieven: 21% voor de meeste producten en 9% voor specifieke categorieën zoals boeken, voedingsmiddelen en medicijnen.

Het standaard BTW-tarief van 21%: Stel, je verkoopt een smartphone voor €399,00 inclusief BTW. De berekening werkt als volgt:

• Verkoopprijs incl. BTW: €399,00
• Prijs excl. BTW: €399,00 / 1,21 = €329,75
• BTW-bedrag: €399,00 - €329,75 = €69,25

Op je factuur vermeld je: “Nettobedrag: €329,75 | BTW 21%: €69,25 | Totaal: €399,00”. Deze opbouw is wettelijk verplicht - je mag niet alleen het eindbedrag vermelden.

Het lage BTW-tarief van 9%: Voor een studieboek van €45,00 inclusief BTW bereken je:

• Verkoopprijs incl. BTW: €45,00
• Prijs excl. BTW: €45,00 / 1,09 = €41,28
• BTW-bedrag: €45,00 - €41,28 = €3,72

Let op: het lage tarief geldt alleen voor échte boeken, kranten en tijdschriften. E-books vallen onder het hoge tarief van 21%. Dezelfde regel geldt voor voedingsmiddelen versus voedingssupplementen.

Wat we vaak zien in de praktijk, is verwarring bij combiverzendingen. Als een klant zowel een product met 21% als een product met 9% BTW bestelt, moet je deze op de factuur apart specificeren. Elke BTW-categorie krijgt een eigen regel met het juiste tarief.

De Belastingdienst publiceert een complete lijst van producten die onder het lage tarief vallen. Raadpleeg deze lijst bij twijfel, want een verkeerd BTW-tarief kan problemen opleveren bij je BTW-aangifte.

Voor je kwartaal- of maandelijkse BTW-aangifte tel je alle BTW-bedragen bij elkaar op. Dit totaal geef je aan bij de Belastingdienst. Als je ook zelf BTW hebt betaald over bedrijfskosten (zoals voorraad of verpakkingsmateriaal), mag je deze BTW aftrekken.

Facturatiesoftware Vergelijken

De keuze voor facturatiesoftware hangt af van je ordervolume, budget en gewenste functionaliteit. Hier vergelijken we drie populaire opties voor bol.com verkopers:

Functie	WinkelFactuur	Moneybird	e-Boekhouden
Bol.com API-koppeling	Ja, automatisch	Ja, via Zapier	Ja, native
Automatische BTW-berekening	Ja	Ja	Ja
Factuurnummering	Automatisch doorlopend	Automatisch doorlopend	Automatisch doorlopend
PDF-export	Ja	Ja	Ja
Email-verzending	Ja, automatisch	Ja, handmatig	Ja, automatisch
Grootboekadministratie	Beperkt	Volledig	Volledig
BTW-aangifteondersteuning	Basis	Uitgebreid	Uitgebreid
Prijs per maand	Vanaf €15	Vanaf €9	Vanaf €7
Gratis proefperiode	30 dagen	30 dagen	30 dagen

WinkelFactuur richt zich specifiek op webshopverkopers. De interface is eenvoudig en de bol.com-koppeling werkt direct zonder extra configuratie. Ideaal voor verkopers die vooral facturatie willen automatiseren zonder uitgebreide boekhoudkennis.

Moneybird biedt meer boekhoudmogelijkheden zoals bankrekening-koppelingen en uitgebreide rapportages. Je betaalt iets meer, maar krijgt daarvoor een completer pakket. Voor verkopers die zelf hun volledige administratie willen beheren, is dit een sterke optie.

e-Boekhouden combineert facturatie met volledige boekhoudfunctionaliteit tegen een scherpe prijs. De leercurve is steiler dan bij WinkelFactuur, maar de mogelijkheden zijn uitgebreider. Geschikt voor verkopers die doorgroeien naar grotere omzetten.

Alle drie de tools voorkomen veelvoorkomende facturatiefouten zoals dubbele factuurnummers, ontbrekende BTW-nummers of verkeerde BTW-berekeningen. Ze genereren facturen die voldoen aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst.

Veelvoorkomende Fouten bij Facturatie

Uit ervaring blijkt dat bol.com verkopers steeds dezelfde fouten maken bij facturatie. Deze vergissingen lijken klein, maar kunnen grote gevolgen hebben bij controles of BTW-aangifte.

Fout 1: Inconsistente factuurnummering Je mag geen factuurnummers overslaan of achteraf invullen. De Belastingdienst eist een chronologische, doorlopende reeks. Bijvoorbeeld: FACT-2026-001, FACT-2026-002, FACT-2026-003. Geen hiaten, geen duplicaten.

Tools zoals WinkelFactuur genereren automatisch correcte nummers. Bij handmatige facturatie moet je dit zelf bijhouden in een spreadsheet. Eén fout in je nummering kan je hele administratie in twijfel trekken bij een controle.

Fout 2: Verkeerde BTW-berekening Veel verkopers berekenen BTW door het tarief bij de netto-prijs op te tellen (€100 + 21% = €121). Dit klopt als je uitgaat van een prijs exclusief BTW. Maar bol.com toont prijzen inclusief BTW, dus moet je rekenen: €121 / 1,21 = €100 netto.

Het verschil lijkt klein, maar bij honderden transacties stapelen de fouten zich op. Je BTW-aangifte klopt niet meer met je facturen, en je moet alles handmatig corrigeren. Automatische BTW-berekening in software voorkomt dit probleem volledig.

Fout 3: Ontbrekend BTW-nummer Als je BTW-plichtig bent, moet je BTW-nummer op elke factuur staan. Vergeet je dit, dan is je factuur technisch ongeldig. De klant mag een correcte factuur opvragen, en je moet alle facturen opnieuw versturen.

Fout 4: Onjuiste klantgegevens Adresfouten of verkeerde bedrijfsnamen maken je factuur onbruikbaar voor de klant. Bij B2B-verkopen is dit extra problematisch, omdat zakelijke klanten de factuur nodig hebben voor hun eigen BTW-aftrek.

Check altijd de gegevens die bol.com aanlevert. Soms vullen klanten hun adres verkeerd in, en deze fout kopieert zich naar je factuur. Een snelle visuele check voorkomt problemen.

Fout 5: Geen back-up van facturen Je moet facturen minimaal 7 jaar bewaren volgens de fiscale wetgeving. Bij een harde schijf crash of computerprobleem verlies je mogelijk je hele administratie. Cloud-gebaseerde facturatiesoftware maakt automatisch back-ups.

Praktijkvoorbeeld: Factuur bij een Bol.com Bestelling

Laten we een concrete bol.com bestelling uitwerken tot een complete factuur. Dit voorbeeld toont precies hoe je alle elementen correct verwerkt.

Bestelling:

• Product: Draadloze koptelefoon Sony WH-1000XM5
• Verkoopprijs (bol.com): €379,00 incl. BTW
• Ordernummer: 2387566901
• Klant: Dhr. J. Janssen, Hoofdstraat 45, 1234 AB Amsterdam
• Besteldatum: 7 februari 2026

Stap 1: BTW berekenen De koptelefoon valt onder het standaard BTW-tarief van 21%.

• Prijs incl. BTW: €379,00
• Prijs excl. BTW: €379,00 / 1,21 = €313,22
• BTW-bedrag: €379,00 - €313,22 = €65,78

Stap 2: Bol.com commissie verrekenen Stel dat bol.com 15% commissie rekent over je verkoopprijs. Deze commissie ontvang je niet - bol.com houdt dit in. Maar op je factuur naar de klant vermeld je gewoon de volledige verkoopprijs van €379,00.

Voor je eigen administratie maak je een aparte kostenpost voor de commissie. Dit is een bedrijfskost waarover je BTW terug kunt vragen. Meer details vind je in onze gids over bol.com kosten en commissies.

Stap 3: Factuur opstellen

FACTUUR

VerkoperBedrijf B.V.
Industrieweg 12
5678 CD Rotterdam
KvK: 12345678
BTW: NL123456789B01

Factuur aan:
Dhr. J. Janssen
Hoofdstraat 45
1234 AB Amsterdam

Factuurnummer: FACT-2026-0234
Factuurdatum: 7 februari 2026
Ordernummer: 2387566901

OMSCHRIJVING                    AANTAL    PRIJS     TOTAAL
------------------------------------------------
Sony WH-1000XM5                   1      €313,22   €313,22
Draadloze koptelefoon

Subtotaal (excl. BTW):                            €313,22
BTW 21%:                                          €65,78
------------------------------------------------
TOTAAL (incl. BTW):                               €379,00

Dit is de minimale, wettelijk correcte factuur. In de praktijk voeg je vaak extra informatie toe zoals betaalinstructies, retourvoorwaarden of contactgegevens. Maar deze elementen zijn optioneel - bovenstaande voldoet aan alle eisen.

Stap 4: Administratie Bewaar de factuur in je administratiesysteem, gekoppeld aan het bol.com ordernummer. Noteer het BTW-bedrag van €65,78 voor je volgende BTW-aangifte. Als je software zoals WinkelFactuur gebruikt, gebeurt dit automatisch.

Facturatie Tips voor Startende Verkopers

Als je net start met verkopen bij bol.com, kan facturatie overweldigend lijken. Deze praktische tips helpen je op weg.

Begin met een duidelijk systeem vanaf dag één Maak een aparte map voor facturen (bijvoorbeeld: “Facturen 2026”) en gebruik consistente benamingen. Bijvoorbeeld: “2026-001_Janssen_379.pdf”. Dit voorkomt later zoekwerk.

Veel startende verkopers denken: “Ik regel de administratie later wel”. Dit loopt altijd mis. Na drie maanden heb je tientallen facturen die je alsnog moet maken, en je bent vergeten welke bestellingen je al hebt gefactureerd.

Automatiseer zodra je 20+ orders per maand hebt Als vuistregel geldt: vanaf 20 bestellingen per maand loont facturatiesoftware zich terug in tijdsbesparing. Je bespaart minimaal 2 uur per week, wat al snel opweegt tegen de kosten van €10-15 per maand.

Probeer meerdere tools via hun gratis proefperiode. Test de bol.com-koppeling, maak enkele testfacturen, en kijk welke interface je het prettigst vindt. De investering in tijd tijdens de trial bespaart je later frustratie.

Begrijp het verschil tussen omzet en winst Je factuurt €379,00, maar dit is niet je winst. Trek af: inkoopprijs product, bol.com commissie, verzendkosten, verpakking, en BTW. Wat overblijft is je netto-winst. Lees meer in onze gids over winst berekenen bij bol.com.

Te veel verkopers kijken alleen naar omzet en vergeten de kosten. Ze denken dat ze goed verdienen, maar blijken bij de BTW-aangifte minder winst te maken dan gedacht.

Leer de basis van BTW-aangifte Als bol.com verkoper doe je meestal per kwartaal BTW-aangifte. Je telt alle BTW op die je hebt gefactureerd (omzetbelasting) en trekt daar de BTW van je bedrijfskosten vanaf (voorbelasting). Het verschil betaal je aan of krijg je terug van de Belastingdienst.

Houd bij elke zakelijke aankoop de factuur bij. Inkoop voorraad, verpakkingsmateriaal, software, kantoorspullen - alle BTW hierover mag je aftrekken. Dit kan honderden euro’s per kwartaal schelen.

Ken je facturatieverplichting Bij B2B-verkopen ben je altijd verplicht een factuur te sturen. Maar ook bij particuliere klanten is het verstandig om standaard te factureren. Het geeft professionaliteit en voorkomt discussies bij retouren of garantieclaims.

Sommige particuliere klanten vragen expliciet om een factuur (bijvoorbeeld voor hun werkgever of verzekering). Als je geen factuur kunt leveren, loop je een verkoop mis.

Bewaar alles digitaal én fysiek Cloud-opslag is veilig, maar maak ook jaarlijkse back-ups op een externe harde schijf. De Belastingdienst accepteert digitale facturen volledig, zolang je ze 7 jaar kunt tonen bij controle.

Gebruik een logische mappenstructuur: per jaar een map, per maand een submap. Bijvoorbeeld: “2026 > Februari > Facturen”. Dit maakt het terugzoeken van oude facturen eenvoudig.

Investeer in kennis Neem de tijd om de Belastingdienst-website te raadplegen voor actuele BTW-regels. De regelgeving verandert soms, en als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk om up-to-date te blijven.

Overweeg een kennismakingsgesprek met een boekhouder of accountant, speciaal als je omzet boven €50.000 per jaar komt. Zij kunnen je helpen met optimale fiscale structuren en besparen vaak meer belasting dan hun honorarium kost.

Gebruik templates voor consistentie Of je nu handmatig factureert of software gebruikt, zorg voor een consistent design. Gebruik altijd hetzelfde logo, dezelfde kleuren en dezelfde layout. Dit versterkt je professionele uitstraling.

Klanten ontvangen soms tientallen facturen per maand. Een herkenbare, nette factuur onderscheidt je van concurrenten en vergroot het vertrouwen in je bedrijf.

Plan facturatie in je werkritme Maak bijvoorbeeld elke maandagochtend facturen voor de bestellingen van de afgelopen week. Door facturatie een vast moment te geven, voorkom je dat het blijft liggen. Met automatische systemen duurt dit vaak minder dan 15 minuten.

Als je facturen te lang laat liggen, mis je mogelijk klanten die contact zoeken voor vragen of wijzigingen. Snelle facturatie getuigt van professionaliteit en verbetert je cashflow.

Met deze basis op orde, heb je je bol.com facturatie onder controle. Of je nu handmatig werkt of automatiseert met tools, het belangrijkste is dat je systeem klopt vanaf dag één. Zo bouw je een solide administratie die meegroeit met je omzet.